Quali sono i termini della conservazione dei documenti sanitari

Conservazione_dei_documenti_sanitari__cos_e_e_come_si_puo_fare

La conservazione dei documenti sanitari ha delle tempistiche precise da poter rispettare. Vi sono più tipologie di documenti sanitari, i quali hanno differenti tempi di conservazione.
Vi sono i documenti che godono di una custodia illimitata, e sono quelli inerenti alle analisi di laboratorio, cartelle cliniche private o appartenenti a ospedali pubblici, radiografie, referti e lavoratori. Questi documenti hanno una custodia illimitata in quanto potrebbero servire anche a distanza di vari decenni, per svariati motivi.
Vi sono invece dei documenti che possono essere conservati fino a quando l’attività non viene cessata, come nei casi di depositazioni di presidi sanitari, case di cura, laboratori delle analisi oppure ambulatori.
Un periodo di conservazione pari ai 40 anni viene dato a documenti che mirano al recupero della retribuzione dei dipendenti, mentre quello di 30 anni comporta documenti correlati a liquidazioni, ordinanze, attività produttive e decreti.
I documenti aventi una custodia pari a 20 anni sono invece quelli correlati a patenti speciali oppure registrazioni correlate al sangue, quali: reazioni trasfusionali, emogruppo, compatibilità e anticorpi irregolari.
I documenti conservati esclusivamente per 10 anni sono fiscali, contabili, radiografie, consulenze, estratti conto, fatture o campioni.

Come si effettua la conservazione dei documenti sanitari

I documenti sanitari vengono conservati secondo delle normative ben specifiche, stabilite dal GDPR. Qualora vi siano alcuni documenti sanitari precedentemente indicati con le rispettive custodie, sarà possibile conservarli. Nello specifico, il proprietario di questi documenti può specificare il periodo di tempo in cui tali saranno necessari, per poi cancellarli. Se si ha la necessità di reperire quei documenti, è possibile firmare una delega ritiro documenti sanitari, anche al posto della persona a cui appartengono: per fare ciò, sono obbligatorie delle procedure specifiche.
Come già anticipato, vi sono delle custodie e dei tempi conservazione documenti sanitari specifici per chi desidera ritirarli o consultarli per qualsiasi necessità. Qualora i documenti siano in formato digitale, è necessario che le varie aziende o imprese debbano conservarle mediante archivi digitali, così da garantirne la reperibilità in qualsiasi momento e la loro autenticità.
Invece, qualora i documenti sanitari in questione siano cartacei, l’archiviazione deve essere effettuata in degli spazi fisici appositi, dove le misure di sicurezza vengono rispettate e vi è una ottima organizzazione al fine di non perderli. Se si è interessati alla conservazione documenti sanitari e a quali sono i vari benefici, è possibile consultare la seguente pagina web: https://www.savinosolution.com/dematerializzazione-documenti-sanitari/.

La distruzione dei documenti sanitari

Così come vi sono delle normative rigide in vigore per conservare in maniera corretta i propri documenti sanitari, vi sono anche delle normative finalizzate alla loro corretta distruzione. Nello specifico, il titolare del trattamento dati è la figura responsabile che si occupa della distruzione di tali documenti, aventi dei dati sensibili. Tutti i documenti la cui custodia è scaduta e non necessitano di archiviazione illimitata possono essere distrutti, come cartelle cliniche, tac, radiografie e ulteriori.
Il servizio in questione è offerto a istituzioni sia pubbliche sia private e permette di distruggere i documenti, senza che vi siano delle copie che possono uscire dalla sede. La dematerializzazione documenti sanitari è adeguata per dei documenti in formato cartaceo, i quali vengono convertiti e salvati all’interno di un archivio digitale. Questa dematerializzazione viene effettuata da istituzioni pubbliche e private, oltre che aziende, al fine di conservare i dati sensibili e garantirne l’autenticità.